Môđun Khai báo và Danh mục

Có 3 phần chính trong môđun này: Khai báo hệ thống, Cập nhật các bảng danh mục và Quản lý người dùng.

III

A. Khai báo hệ thống

A.1. Khai báo Lịch học sinh đi học và Cách tính lương ngoài giờ

Chức năng này cho phép nếu Đơn vị sử dụng phần mềm quản lý này thực hiện các ngày làm việc trong tuần từ Thứ 2 đến Thứ 7 thì hệ thống hiểu là học sinh đi học 6 ngày/tuần.

III.A1
A.2. Cập nhật ngày nghỉ theo quy định Nhà nước

Đây là phần khai báo cho hệ thống biết các ngày nghỉ lễ theo quy định của Nhà nước như: Nghỉ tết, nghỉ Quốc khánh…

Để thêm mới một ngày nghỉ bạn chọn nút lệnh [Ghi nhận]. Sau đó nhập Ngày tháng và Lý do nghỉ. Tiếp theo chọn nút lệnh [Ghi nhận] để lưu dữ liệu.

Để xoá bỏ một ngày nghỉ trong trường hợp bạn nhập sai, bạn chọn trong danh sách ngày tháng đó và chọn nút lệnh [Xoá bỏ].

Chú ý: Nếu dữ liệu về tài chính trong tháng đã có dữ liệu thì bạn không thể xoá các ngày của tháng đó trong chức năng này được.

III.A2
A.3. Khai báo ngày làm bù ngày nghỉ

Trong những trường hợp quy định của Nhà nước làm bù vào những ngày nghỉ lễ thì bạn phải vào chức năng này để thực hiện khai báo ngày làm bù.

III.A3

Chú ý: Ngày làm bù là những ngày Thứ 7 hoặc Chủ Nhật.

Những ngày bạn khai báo ở đây hệ thống sẽ tính là ngày công cho giáo viên nhân viên và tính phiếu ăn cho học sinh

A.4. Xác nhận số ngày đi học tính phiếu ăn học sinh

Chức năng này bạn phải thực hiện sau khi đã được khai báo ngày nghỉ lễ theo quy định của Nhà nước ở bước trên. Chức năng này thực hiện việc xác định số ngày đi học của tháng để thực hiện tính số phiếu ăn cho học sinh.

III.A4

Chú ý: Trước khi thực hiện tính các khoản tiền nộp hàng tháng cho học sinh bạn phải thực hiện chức năng này.

A.5. Xác nhận số ngày công trong tháng

Chọn đến tháng và thực hiện nút lệnh Ghi nhận để hệ thống tự tính số ngày công của tháng. Đối với trường hợp số ngày công sai so với diễn biến thực tế bạn có thể nhập lại số ngày công và chọn lại nút lệnh [Ghi nhận].

III.A5

Chú ý: Trước khi thực hiện tính lương giáo viên nhân viên hàng tháng bạn phải thực hiện chức năng này.

A.6. Đặt thời gian tính ngày công cho máy vân tay

Chức năng này cho phép bạn thực hiện đặt thời gian tối thiểu trong mỗi buổi sáng hoặc chiều để tính công theo giờ đi làm và giờ về của người lao động chấm công bằng máy vân tay hoặc thẻ từ. Bạn thực hiện đặt giờ theo mỗi Tổ bộ phận khác nhau cho phù hợp với thực tế của trường.

III.A6
A.7. Cập nhật tỉ lệ nộp BHXH, BHYT

Chức năng này bạn đưa vào mức đóng BHXH theo quy định của Nhà nước để hệ thống thực hiện tính tỉ lệ trích nộp trong phần lương hàng tháng.

III.A7

Bạn cần chú ý đến tỷ lệ của người lao động phải đóng để phần tiền trừ vào lương hàng tháng của người lao động tham gia BHXH được chính xác.

A.8. Danh sách người ký biểu mẫu

Bạn có thể đưa tên những người thường xuyên ký các mẫu biểu vào hệ thống để mỗi lần đọc báo cáo và in thì tên người ký sẽ được đưa ra cùng mẫu biểu đó.

III.A8

B. Các bảng danh mục

B.1. Danh mục lớp học

Đối với danh mục lớp học bạn cần chọn đúng về độ tuổi (Nhà trẻ; Mẫu giáo) để tính đúng học phí cho học sinh…

III.B1

Có hai lớp học có tên: Học sinh nghỉ dài ngàyHọc sinh thôi học là ngầm định của hệ thống.

Học sinh nghỉ dài ngày: Để đưa những hồ sơ học sinh trong trường hợp nghỉ dài ngày, sau này sẽ đi học trở lại

Học sinh thôi học: Là nhóm những học sinh ra trường vào lớp 1 hoặc học sinh chuyển trường.

Đưa vào tên lớp sẽ được dùng trong bộ sổ ngành (theo quy định của Ngành học mầm non)

Có những lớp trước đây đã có học sinh nhưng năm học hiện tại không có học sinh thì bạn có thể cập nhật Tình trạng, chúng ta không thể xóa bỏ lớp đó.

B.2. Danh mục các khoản tiền nộp hàng tháng

Trong danh mục các khoản tiền nộp hàng tháng bạn có thể thêm bớt hoặc thay đổi lại số tiền nộp của từng mục tiền.

Có hai khoản tiền nộp cố định hàng tháng là Tiền ăn và Tiền học phí. Riêng tiền ăn hệ thống quy định thu chung cho cả Nhà trẻMẫu giáo.

Các khoản thu khác được gọi là khoản giá trị gia tăng. Ví dụ như học Thứ 7, Tiền ăn tối…

Nếu bạn chọn Luôn In trong Biên lai thu tiền hàng tháng cho mục khoản thu thì Biên lai thu tiền luôn luôn đưa ra mục thu đó. Ngược lại nếu không chọn thì tháng đó học sinh nào có khoản tiền đó thì được in ra Biên lai thu tiền.

III.B2

Mỗi một khoản tiền nộp, bạn chọn Định khoản Nợ/Có để thực hiện hạch toán trong Phần tài chính nội bộ.

B.3. Danh mục thời gian hoạt động

Đây là danh mục các khoảng thời gian hoạt động học của các lớp trong trường. Phần danh mục này được dùng khi xây dựng chương trình học của các lớp.

III.B3

Chú ý: Trước khi xây dựng chương trình hoạt động của các lớp, chúng ta cần chuẩn hóa danh mục này cho phù hợp với từng Trường mầm non.

B.4. Danh mục thời gian các bữa ăn

Đây là danh mục các bữa ăn trong một ngày cho cả hai độ tuổi Nhà trẻ và Mẫu giáo. Phần danh mục này được dùng khi xây dựng thực đơn hàng tuần.

III.B4

Chú ý: Trước khi xây dựng thực đơn, chúng ta cần chuẩn hóa danh mục này cho phù hợp với từng Trường mầm non.

B.5. Danh mục khoản tiền nộp trong sổ ngành

Đây là các khoản tiền bạn cần đưa thêm vào sổ ngành để thực hiện làm số liệu. Các khoản tiền dựa trên danh sách các khoản tiền nộp mà chúng ta đã khai báo trong mục Khoản tiền nộp hàng tháng.

III.B5
B.6. Danh mục định khoản

Trong danh mục các định khoản hoạch toán bạn cần phân cấp theo mã định khoản để có thể theo dõi chi tiết các khoản thu chi nội bộ. Mỗi định khoản cần được phân vào Quỹ để hạch toán.

III.B6
B.7. Danh mục công ty cung cấp thực phẩm

Danh mục công ty cung cấp thực phẩm được sử dụng khi chúng ta đặt hàng hóa, thực phẩm trong Môđun Tính khẩu phần ăn.

Bạn cần đưa vào địa chỉ email chính xác của nhà cung cấp để có thể gửi danh sách đặt hàng cho nhà cung cấp đó.

III.B7
B.8. Danh mục tài khoản ngân hàng

Bạn có thể cập nhật các tài khoản ngân hàng để phụ huynh có thể chuyển tiền học phí và các khoản tiền hàng tháng.

III.B8
B.9. Danh mục Thực phẩm và các thành phần

Danh mục thực phẩm và các thành phần dùng để xây dựng các món ăn và thực đơn hàng tuần. Bạn cần phân loại danh mục là Hàng kho hoặc Hàng chợ.

Đối với mỗi thực phẩm thì các thông tin về thành phần hóa học cần chính xác và dựa trên cơ sở thông tin đã được công bố của Viện Dinh dưỡng Quốc gia.

III.B9
B.10. Danh mục Món ăn

Bạn có thể cập nhật, thêm mới danh sách các món ăn. Mỗi món ăn cần khai báo danh sách thực phẩm và các thành phần cấu tạo nên món ăn đó.

Món ăn cho cả hai độ tuổi Nhà trẻ và Mẫu giáo thì chúng ta nhập vào định lượng cho từng độ tuổi. Ngược lại món ăn chỉ dùng cho độ tuổi nào thì chúng ta nhập định lượng cho độ tuổi đó.

III.B10.1

Chú ý: Do định lượng chuẩn cho 01 học sinh của mỗi thực phẩm là rất nhỏ nên chúng ta quy ước định lượng chuẩn cho 10 học sinh. Khi thực hiện cho ngày thực tế thì phần mềm sẽ tự tính toán cho đúng với thực tế.

III.B10.2

Để tìm món ăn đã có trong danh sách, bạn có thể chọn nút lệnh ? để mở cửa sổ tìm kiếm. Nhập vào tên món ăn hoặc từ nào đó trong tên món ăn để thực hiện tìm.

Bạn có thể thêm món ăn mới bằng cách chọn nút lệnh [Thêm mới], sau đó nhập vào tên món ăn, mô tả món ăn và các thực phẩm để chế biến món ăn đó.

Chú ý: Với những thực phẩm định lượng chia chung cho cả ngày như: Gas, điện, nước mắm, gia vị… thì lúc cập nhật món ăn chúng ta không đưa vào đây mà được gọi ra theo ngày khi cập nhật thực đơn (Xem thêm ở phần xây dựng thực đơn trong Môđun Tính khẩu phần ăn)

Dưới đây là cửa sổ chọn các thực phẩm và thành phần khi xây dựng món ăn mới. Danh mục thực phẩm này bạn có thể tìm kiếm tên thực phẩm hoặc chọn thực phẩm trong danh sách chia theo nhóm thực phẩm.

III.B10.3
B.11. Danh mục các chủ điểm trong năm học

Cập nhật danh mục các chủ điểm trong năm học để thực hiện cập nhật chương trình học trong Môđun Quản lý học sinh.

Việc cập nhật danh sách chủ điểm này sẽ thực hiện khi bắt đầu năm học mới. Bạn cũng có thể thêm tên chủ điểm khi chưa có trong danh sách bên trái màn hình.

III.B11

C. Quản lý người dùng

C.1. Cập nhật danh sách người dùng

Như đã giới thiệu ở trên, do môi trường làm việc đa người dùng nên phần quản lý người sử dụng trong hệ thống là rất cần thiết vì những lý do sau:

  • Phân quyền chức năng riêng cho từng nhóm đối người dùng để dễ quản lý dữ liệu
  • Tránh những tác động không tốt từ người dùng này với người dùng khác.
  • Bảo mật từng nhóm thông tin. Ví dụ Nhóm giáo viên không xem được dữ liệu về tài chính, thu – chi…
III.C1

Bạn có thể thêm mới người dùng hệ thống. Cách đặt tên theo nguyên tắc sau sẽ dễ quản lý và tránh trùng lặp tên.

Ví dụ:   Nguyễn Thanh Huyền Bạn đặt tên kết nối là  HuyenNT  (Tên người và ký tự viết tắt của Họ và tên đệm)

Thời hạn hiệu lực là thời gian cho phép người dùng đó được làm việc với hệ thống phần mềm này. Đối với những người dùng không làm việc nữa (nghỉ việc, chuyển công tác khác) bạn phải cập nhật Ngày kết thúc để đóng tên người dùng này lại.

Chú ý: Khi tạo mới người dùng thì hệ thống tự đặt mật khẩu trùng với tên kết nối. Trong các môđun làm việc đều cho phép thay đổi mật khẩu bằng cách xác nhận mật khẩu cũ và mật khẩu mới.

C.2. Chuyển nhóm làm việc cho người dùng

Người dùng chuyển sang nhóm làm việc khác thì hệ thống sẽ tự cập nhật lại các quyền chức năng theo nhóm mới.

III.C2
C.3. Phân quyền làm việc với các môđun

Toàn hệ thống có rất nhiều các môđun làm việc như: Quản lý Giáo viên; Quản lý Học sinh; Tính khẩu phần ăn… Do vậy bạn cần phân quyền làm việc cho mỗi người dùng được phép hay không được phép vào môđun đó để làm việc.

Chọn từng môđun và đánh dấu vào người dùng được phép thực hiện môđun đó. Nút lệnh [Ghi nhận] để thực hiện lưu lại sự thay đổi bạn vào thực hiện.

III.C3
C.4. Phân quyền người dùng sử dụng dữ liệu

Mỗi người dùng được phân quyền sử dụng một hoặc nhiều nhóm dữ liệu. Công việc phân quyền này cũng rất cần thiết để tránh trường hợp nhầm lẫn hoặc có những động thái không tốt với nhau có thể làm mất dữ liệu của người khác.

Nhóm dữ liệu ở đây là danh sách học sinh theo các lớp học.

III.C4
C.5. Phân quyền đọc báo cáo dữ liệu đầu ra
III.C5

Cũng giống như phân quyền sử dụng dữ liệu, bạn cũng phân quyền cho người dùng được phép hay không được phép đọc dữ liệu từ các báo cáo đầu ra.

C.6. Huỷ mật khẩu cho người dùng

Khi tạo mới một người dùng thì mật khẩu cho người dùng đó trùng với tên đăng nhập. Tiếp theo người dùng đó tự thay đổi mật khẩu. Tuy nhiên cũng có trường hợp người dùng nào đó quên mật khẩu của mình. Do vậy chức năng này cho phép bạn huỷ mật khẩu của người dùng đó (không để mật khẩu)

III.C6