Môđun Quản lý sổ ngành

Đây là bộ sổ thu và thanh toán, các khoản thu chi tài chính để báo cáo Phòng Giáo dục theo quy định của Ngành học.

VIII
1. Sổ thu và thanh toán

Cập nhật danh sách học sinh thu tiền trong tháng theo các lớp học. Các khoản tiền nộp gồm học phí và tiền ăn, ngoài ra nếu bạn cần đưa những khoản thu khác vào hệ thống sổ sách này thì cần khai báo trong Môđun Khai báo và Danh mục.

VIII.1.1

Nút lệnh [Học sinh] để mở cửa sổ chọn học sinh từ danh sách thực tế của lớp. Sau khi chọn học sinh xong hệ thống sẽ tự động tính số phiếu ăn tồn tháng trước chuyển sang. Mức học phí và phiếu ăn tồn cuối tháng hoặc phiếu ăn trả học sinh thôi học bạn sẽ nhập vào.

Mức tiền ăn được tính là mức thu chung đã khai báo trong Môđun Khai báo và Danh mục. Số phiếu ăn thu mới trong tháng cũng chính là số ngày đi học thực tế của tháng mà bạn đã khai báo trong Môđun Khai báo và Danh mục.

Sau khi bạn nhập xong dữ liệu chọn nút lệnh [Ghi nhận] để lưu danh sách học sinh và các khoản thu. Công việc tiếp theo sẽ phải cập nhật ngày thu tiền của từng học sinh bằng cách kích đúp chuột vào danh sách học sinh để cập nhật.

Đối với những học sinh có phiếu ăn trả thôi học thì bạn cần nhập ngày chi tiền trong phiếu chi.

VIII.1.2

Trường hợp nhập sai số liệu của học sinh nào, bạn có thể xóa bỏ học sinh đó trong danh sách của lớp và chọn lại học sinh đó như trong bước đầu.

2. Nhật ký thu tiền

Sau khi chọn danh sách học sinh và nhập tiền học phí, phiếu ăn tồn của các lớp ở trên chúng ta sẽ thực hiện cập nhật số liệu nhật ký thu trong tháng.

Chức năng này hệ thống sẽ tự động tính tổng số thu tiền ăn, học phí.. trong các ngày. Số thu được phân theo quỹ tiền mặt định khoản 111 và tiền gửi ngân hàng 112.

Dòng dưới cùng danh sách là tổng thu trong tháng. Bạn chọn nút lệnh [Ghi nhận] để lưu dữ liệu.

VIII.2
3. Cập nhật phiếu thu

Các phiếu thu từ học phí, tiền ăn.. được lập trong sổ thu và thanh toán được hệ thống tự động phát sinh phiếu thu. Ngoài ra các khoản thu khác cần kê khai (tiền lãi từ ngân hàng, tiền từ các khoản đóng góp..) bạn có thể nhập vào trong cửa sổ cập nhật phiếu thu này.

VIII.3

Phần này các chức năng cũng tương tự như cập nhật phiếu thu trong Môđun Tài chính như: Tìm kiếm, In ấn…

Chú ý: Những khoản tiền được phụ huynh chuyển khoản ngân hàng, bạn phải mở phiếu thu của học sinh đó ra và cập nhật lại tài khoản 111 sang 112

4. Cập nhật phiếu chi

Các phiếu chi tiền ăn học sinh, chi lương thưởng, chi mua sắm trang thiết bị có hóa đơn tài chính bạn cần phải nhập vào để quyết toán.

VIII.4
5. Chốt sổ

Số liệu sau khi bạn làm hoàn thành trong tháng cần được chốt sổ để thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ sang cho kỳ sau.

VIII.5.1

Nguyên tắc chốt sổ:

  • Tháng bắt đầu áp dụng phần mềm để quản lý có thể là tháng nối tiếp với hệ thống đang làm bằng tay, vậy bạn cần thực hiện chốt sổ cho tháng trước tháng bắt đầu thực hiện cập nhật dữ liệu THU – CHI vào phần mềm để được phép nhập số dư cuối kỳ của hệ thống bên ngoài cho khớp thực tế.
  • Chốt lần lượt các tháng để lấy số dư chuyển sang các tháng tiếp theo.
  • Trước khi chốt sổ bạn phải thực hiện cập nhật Nhật ký thu tiền học sinh.

Nếu sai sót cần điều chỉnh thì bỏ chốt sổ lần lượt các tháng trước đó. Số liệu trong tháng được phân theo: Quỹ tiền ăn; Quỹ học phí và Quỹ khác. Để số liệu được chính xác, bạn cần chú ý khi định khoản Tài khoản NỢ và Tài khoản CÓ. Đồng thời danh mục định khoản cập nhật trong Môđun Khai báo và Danh mục được phân quỹ phù hợp.

VIII.5.2

Để kết thúc việc chốt sổ, bạn cần kiểm tra lại với các mẫu biểu về chi tiết thu chi theo các quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

6. Đánh lại số phiếu thu – chi

Trong quá trình thực hiện cập nhật phiếu thu, phiếu chi. Số phiếu bạn đánh vào có thể bị ngắt quãng (không liên tục) do quá trình thực hiện bạn xóa bỏ những phiếu đã nhập vào lần trước. Để đánh lại số phiếu chúng ta đưa vào số bắt đầu của tháng trong chức năng cập nhật đánh lại số phiếu.

Tuy nhiên việc này sẽ làm đảo lộn số phiếu thu và chi mà bạn đã làm trước đây mà in ấn và giao dịch với khách hàng.

VIII.6
7. Các mẫu biểu trong môđun quản lý sổ ngành
STT Tên báo cáo Mô tả

1

Sổ thu và thanh toán tiền học sinh Sổ thu và thanh toán của các lớp học trong tháng

2

Tổng hợp thu và thanh toán tiền học sinh Số liệu tổng hợp từ sổ thu và thanh toán của tất cả các lớp trong tháng

3

Nhật ký thu tiền học sinh Số liệu tổng thu và thanh toán của các lớp theo ngày trong tháng

4

Tổng hợp thu tiền học sinh Số liệu tổng hợp các khoản thu của các lớp trong tháng

5

Sổ chi tiết THU – CHI theo quỹ Sổ theo dõi thu chi theo quỹ tiền ăn, quỹ học phí

6

Sổ tổng hợp THU – CHI theo quỹ Sổ tổng hợp thu chi theo quỹ tiền ăn, quỹ học phí

7

Danh sách phiếu THU Danh sách chi tiết các phiếu thu tiền trong tháng

8

Danh sách phiếu CHI Danh sách chi tiết các phiếu chi tiền trong tháng