Môđun Quản lý tài chính

Môđun Quản lý tài chính thực hiện cập nhật các khoản thu trong tháng của học sinh. Thực hiện điều chỉnh học phí cho những học sinh trong diện điều chỉnh. Chuyển dữ liệu các bảng kê tiền nộp khi gia đình học sinh nộp thực sang phiếu thu tài chính được định khoản để thực hiện hạch toán nội bộ. Đồng thời cập nhật những khoản chi thực tế của trường bạn (phần thu chi nội bộ)

VII
1. Cập nhật giá trị gia tăng

Chức năng này cho phép chúng ta cập nhật các khoản thu ngoài học phí và tiền ăn hàng tháng như: Phí trông trẻ ngoài giờ; Học thứ 7; Tiền ôtô… Các mức thu cho Nhà trẻ và Mẫu giáo được cập nhật trong bảng danh mục các khoản tiền nộp trong Môđun Khai báo và Hệ thống.

Chức năng này được thực hiện vào ngày cuối hàng tháng để chuẩn bị thông báo các khoản tiền nộp cho phụ huynh học sinh. Số liệu về phiếu ăn tồn của tháng được tổng hợp từ chức năng chấm ăn trong Môđun Quản lý học sinh.

Bạn chọn thời gian thực hiện, loại tiền nộp để thực hiện. Trong danh sách học sinh của lớp, bạn nhập giá trị vào cột GTGT cho những học sinh có thu khoản này (cột mầu vàng)

Ví dụ:

– Học sinh Nguyễn Văn A tháng 3 năm 2012 đi học 3 ngày Thứ 7 thì bạn nhập giá trị là 3 vào cột GTGT.

– Học sinh Nguyễn Văn B tháng 3 năm 2012 bắt đầu đi học bạn có thu 50% phí nhập học thì bạn sẽ nhập giá trị là 0.5 vào cột GTGT.

Sau khi nhập dữ liệu xong cho lớp bạn đang thực hiện để lưu số liệu bạn chọn nút lệnh [Ghi nhận].

Chú ý: Nếu tháng đã được chốt sổ tài chính thì bạn không được phép sửa chữa lại số liệu.

VII.1
2. Cập nhật học phí tháng

Bạn chọn lớp học và tháng năm để làm việc. Dữ liệu được đưa ra theo danh sách học sinh của lớp. Các khoản thu được thể hiện qua các cột dữ liệu.

VII.2.1

Đối với những trường hợp học sinh được giảm hoặc tăng học phí thì bạn có thể thay đổi mức học phí bằng cách kích đúp chuột vào danh sách và cửa sổ cập nhật sau được mở ra. Khi đó phần Hệ số điều chỉnh học phí chính là phần bạn tính để thu học phí.

Ví dụ: Trường bạn có chính sách giảm 10% học phí cho cháu thứ 2 trong một gia đình có 2 con cùng đi học tại trường thì bạn đưa vào Hệ số điều chỉnh = 0.9  (tức là thu 90% học phí). Ngoài ra bạn cũng có thể tăng mức thu với Hệ số > 1.

Các trường hợp không được giảm học phí thì Hệ số này = 1. Ngược lại nếu học sinh được giảm học phí thì ngầm định các tháng tiếp theo vẫn được giữ hệ số này. Nếu hết thời hạn giảm học phí thì bạn phải mở lại học sinh đó và đặt Hệ số = 1.

VII.2.2

Một số điểm cần lưu ý khi thực hiện tính học phí và phiếu ăn:

  • Đối với những học sinh mới nhập học không phải ngày đầu của tháng thì bạn vẫn phải thu tiền ăn đủ số phiếu ăn của tháng đó. Cuối tháng quyết toán lại phiếu ăn thừa và chuyển sang tháng tiếp theo.
  • Đối với trường hợp học sinh mới đến học thử một số ngày cuối của tháng, bạn chỉ thu tiền ăn và đến cuối tháng mới thu được tiền ăn một số ngày đi học. Hồ sơ học sinh bạn đã nhập vào cơ sở dữ liệu và chấm ăn những ngày đi học. Như vậy khi bạn làm tiền nộp của tháng tiếp theo. Phần mềm sẽ ngầm hiểu là bạn đã thu đủ số phiếu ăn trong tháng trước và chuyển những phiếu còn lại cho tháng tiếp theo. Do đó bạn cũng vào chức năng trên và nhập phần Quyết toán phiếu ăn tháng trước = 0 rồi chọn nút lệnh [Ghi nhận] để lưu dữ liệu.

Sau khi điều chỉnh xong học phí của lớp nào bạn phải thực hiện chốt sổ học phí của lớp đó bằng cách chọn nút lệnh [Chốt sổ]. Ngược lại sau khi chốt sổ bạn có thể bỏ chốt sổ để sửa lại dữ liệu nếu cần thiết.

3. Cập nhật phiếu thu nội bộ

Chức năng này cho phép bạn cập nhật phiếu thu theo quy định của Bộ tài chính. Quy định số phiếu thu được đánh số tự nhiên từ 1 đến hết trong một năm tài chính. Các khoản thu bạn cần định khoản đúng với Tài khoản NỢ và Tài khoản CÓ để các báo cáo tổng hợp hạch toán đúng.

VII.3.1

Nút lệnh [Lưu tạm] cho phép bạn lưu dữ liệu tạm thời vào danh sách phiếu tạm. Khi đó bạn không cần phải nhập vào Số phiếu thu. Đối với trường hợp bạn cần phải thực hiện lập phiếu thu trực tiếp cho khách hàng mà dữ liệu những ngày trước đó bạn chưa nhập vào cơ sở dữ liệu thì bạn sử dụng chức năng lưu tạm rồi in phiếu thu ra giấy. Sau đó bạn có thể chuyển phiếu thu từ danh sách tạm thời sang danh sách chính thức bằng cách mở phiếu thu tạm thời và chọn nút lệnh [Khôi phục].

Nút lệnh ? cho phép bạn kiểm tra xem số phiếu thu hiện tại trong cơ sở dữ liệu.

Nút lệnh [Tìm kiếm] cho phép bạn tìm phiếu thu và có thể mở thông tin phiếu thu ra cửa sổ làm việc trên.

Trong cửa sổ tìm kiếm phiếu thu, bạn có thể đưa vào những điều kiện để tìm. Nếu điều kiện nào có giá trị thì hệ thống mới sử dụng điều kiện đó để tìm kiếm.

Bạn có thể chọn vào Phiếu thu tạm thời để tìm trong danh sách phiếu thu tạm thời.

VII.3.2

Trong danh sách phiếu thu tìm được, bạn có thể kích đúp chuột vào danh sách để mở thông tin phiếu thu đó ra.

Chú ý: Nếu cần sửa lại số phiếu thu bằng cách bạn chuyển phiếu thu đó sang danh sách tạm thời rồi thực hiện sửa số phiếu rồi chuyển lại vào danh sách chính thức.

Chức năng Nhập khẩu từ bảng kê tiền nộp hàng tháng sang phiếu thu tài chính:

Đối với các bảng kê tiền nộp hàng tháng bạn sẽ có rất nhiều phiếu thu phải nhập vào. Tuy nhiên chức năng này cho phép bạn thực hiện một cách nhanh chóng chuyển thông tin học phí, tiền ăn… từ bảng kê tiền nộp hàng tháng sang thông tin phiếu thu tài chính.

Bạn chọn nút lệnh [Nhập khẩu] để vào chức năng này. Từ cửa sổ làm việc bạn đưa vào thông tin của bảng kê tiền nộp đã thu được tiền và cần tách những khoản tiền ra phiếu thu tài chính như: Tháng năm của bảng kê, năm và số chứng từ của bảng kê rồi chọn nút lệnh [Thực hiện].

Nếu bảng kê chưa được chuyển sang phiếu thu thì cột Số phiếu Thu sẽ tạm để dấu ? và ngược lại bảng kê đã được tách thì sẽ đưa ra số phiếu thu đã được gắn với phiếu thu đó.

Tiếp theo bạn nhập vào Năm tài chính, quyển số, ngày nộp tiền… rồi chọn nút lệnh [Ghi nhận]. Số phiếu thu sẽ tự động được gắn cho mỗi phiếu thu.

Nếu có những khoản thu trong bảng kê mà thực tế bạn không thu tiền thì trước khi ghi nhận bạn chọn đến khoản tiền đó và thực hiện xoá bỏ bằng cách chọn nút lệnh [Xoá bỏ]. Sau khi ghi nhận dữ liệu, phiếu thu đã có số phiếu bạn muốn xem hoặc cập nhật thêm thông tin vào phiếu thu bạn có thể kích đúp chuột vào khoản tiền đó.

VII.3.3

Từ cửa sổ cập nhật phiếu thu bạn có thể in ấn ra giấy. Khổ giấy in bạn đặt là loại ½ giấy A4.

VII.3.4
4. Cập nhật phiếu chi nội bộ

Cửa sổ thực hiện cập nhật Phiếu Chi cũng giống như phần cập nhật Phiếu Thu. Số phiếu thu cũng được đánh số tự nhiên từ 1 đến hết trong một năm tài chính.

VII.4

Đây là phần chi nội bộ dùng để hoạch toán trong trường nên các khoản chi bạn cần nhập vào và định khoản theo Tài khoản NỢ và CÓ cho đúng.

5. Chốt sổ tài chính nội bộ

Chức năng này cho phép bạn chốt số dư cuối tháng, đồng thời khi đã chốt số liệu tài chính thì các phiếu thu, phiếu chi của tháng sẽ không được cập nhật nữa để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Có 3 quỹ tiền cần theo dõi là: Quỹ tiền ăn; Quỹ học phí và Quỹ khác. Trong mỗi quỹ chúng ta theo dõi tiền mặt (định khoản 111) và tiền gửi ngân hàng (định khoản 112).

VII.5.1

Nguyên tắc chốt sổ:

  • Tháng bắt đầu áp dụng phần mềm để quản lý có thể là tháng nối tiếp với hệ thống đang làm bằng tay, vậy bạn cần thực hiện chốt sổ cho tháng trước tháng bắt đầu thực hiện cập nhật dữ liệu THU – CHI vào phần mềm để được phép nhập số dư cuối kỳ của hệ thống bên ngoài cho khớp thực tế.
  • Chốt lần lượt các tháng để lấy số dư chuyển sang các tháng tiếp theo.
  • Nếu sai sót cần điều chỉnh thì bỏ chốt sổ lần lượt các tháng trước đó.
VII.5.2

Chú ý: Phần danh mục định khoản trong Môđun Khai báo và Danh mục được phân chi tiết định khoản thuộc các quỹ Tiền ăn, Học phí và Quỹ khác thì phần tổng hợp chốt sổ này mới đúng số liệu.

6. Theo dõi công nợ

Chức năng này cho phép bạn thực hiện theo dõi các khoản tiền phụ huynh học sinh đang còn nợ từ trước. Danh sách dự trên những bảng kê tiền nộp của học sinh vẫn chưa nộp và chuyển sang phiếu thu tài chính (Chức năng nhập khẩu trong cửa sổ Cập nhật phiếu thu)

VII.6.1

Chức năng in thông báo cho phép bạn in thông báo công nợ để gửi cho phụ huynh học sinh. Trường hợp bất khả kháng không thu hồi công nợ được bạn có thể báo dừng theo dõi công nợ.

VII.6.2
7. Các mẫu biểu trong môđun quản lý tài chính
STT Tên báo cáo Mô tả

1

Thông báo các khoản tiền nộp Bảng thông báo các khoản tiền nộp hàng tháng của học sinh

2

Biên lai thu tiền hàng tháng Biên lai thu tiền hàng tháng của học sinh

3

Sổ theo dõi Phiếu THU – CHI hàng tháng Sổ chi tiết các phiếu thu chi hàng tháng

4

Tổng hợp Phiếu THU – CHI hàng tháng Tổng hợp các khoản thu chi theo mã định khoản

5

Sổ theo dõi tiền nộp hàng tháng Bảng danh sách tiền phải thu của học sinh toàn trường. Dùng để theo dõi công nợ

Trong mỗi báo cáo, các dòng cột có thể điều chỉnh chiều rộng cột, chiều cao dòng để khi in báo cáo cho phù hợp khổ giấy A4. Các báo cáo có thể in ấn ra giấy hoặc xuất ra file MS Excel để phục vụ công tác khác.